1. Roles RGPD: responsable y encargado
En el uso habitual de NexoLabor existen dos posiciones principales:
La relación deberá completarse mediante contrato de encargo del tratamiento cuando proceda.
2. Información a trabajadores
La empresa que implante NexoLabor debe informar a sus trabajadores, de forma clara y accesible, sobre:
- Quién es el responsable del tratamiento.
- Qué datos se tratan.
- Para qué se utilizan.
- Base jurídica aplicable.
- Si se registra ubicación en fichajes.
- Si se usan documentos, firma digital, justificantes o nóminas en la plataforma.
- Plazos de conservación.
- Destinatarios o proveedores.
- Derechos RGPD y forma de ejercerlos.
3. Control horario
NexoLabor permite cumplir y documentar el registro de jornada mediante fichajes, pausas, incidencias, histórico y exportaciones. La empresa debe configurar horarios, centros, turnos y empleados de forma proporcional y conforme a su política laboral.
Los registros de jornada deben ser fiables, accesibles para revisión y conservados durante el plazo legal aplicable.
4. Geolocalización y fichaje móvil
Si la empresa activa fichaje con ubicación, debe aplicar criterios de proporcionalidad y minimización. La ubicación debe vincularse al acto de fichaje o comprobación necesaria, evitando seguimiento continuo si no es imprescindible.
La empresa debe informar expresamente de esta funcionalidad y valorar si debe documentarla en su registro de actividades, política interna o evaluación de impacto cuando proceda.
5. Face ID, huella y Passkeys
NexoLabor puede permitir acceso mediante Face ID, huella o Windows Hello usando WebAuthn/Passkeys. En este sistema, la verificación biométrica se realiza en el dispositivo del usuario. La plataforma no recibe ni conserva la huella, rostro ni plantilla biométrica.
La plataforma conserva credenciales públicas y datos técnicos necesarios para validar el acceso. Aun así, la empresa debe informar de esta opción si la ofrece a sus usuarios.
6. Documentos, nóminas y justificantes
Los documentos laborales pueden incluir información sensible o especialmente protegida si la empresa o el empleado suben justificantes médicos, bajas, informes o documentación similar. La empresa debe limitar el acceso solo a personas autorizadas y conservar únicamente lo necesario.
Se recomienda definir permisos por rol, política de conservación, trazabilidad de accesos y procedimiento de eliminación o bloqueo.
7. Firma digital y evidencias
NexoLabor permite registrar evidencias de firma o aceptación: identidad de usuario, fecha, hora, IP, navegador, documento, firma manuscrita y hash. Estas evidencias ayudan a acreditar la actuación realizada dentro de la plataforma.
La empresa debe decidir qué documentos pueden firmarse con esta modalidad y cuáles requieren firma electrónica avanzada, cualificada u otros sistemas externos.
8. Medidas recomendadas para empresas
- Asignar roles mínimos necesarios.
- Desactivar usuarios que ya no formen parte de la empresa.
- Revisar periódicamente accesos y permisos.
- Utilizar contraseñas seguras y, cuando sea posible, Passkeys.
- No compartir cuentas entre empleados.
- Descargar y conservar informes oficiales cuando sea necesario.
- Formar a administradores sobre privacidad y uso correcto de la herramienta.
- Documentar internamente el uso de geolocalización y firma digital.
9. Registro de actividades y evaluación de riesgos
La empresa debe valorar si el uso de NexoLabor debe incorporarse a su registro de actividades de tratamiento. También debe analizar riesgos relacionados con control horario, geolocalización, documentos laborales, justificantes médicos, firma digital y accesos de administradores.
Si el tratamiento puede implicar alto riesgo para los derechos de los trabajadores, la empresa deberá valorar la necesidad de realizar una evaluación de impacto.
10. Derechos de los trabajadores
Los trabajadores pueden ejercer derechos de acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación y portabilidad frente a su empleador cuando este sea responsable del tratamiento. NexoLabor podrá asistir técnicamente a la empresa cliente para responder solicitudes cuando proceda.
11. Incidencias y brechas de seguridad
Si se detecta acceso indebido, pérdida de datos, exposición de documentos o cualquier incidente que afecte a datos personales, la empresa y NexoLabor deberán aplicar los procedimientos de seguridad correspondientes, analizar alcance, contener el incidente y valorar comunicaciones o notificaciones obligatorias.
12. Aviso importante
Esta página ofrece información RGPD orientativa para empresas usuarias de NexoLabor. No sustituye el asesoramiento legal individualizado. Cada empresa debe adaptar sus documentos, cláusulas, políticas internas y procedimientos a su actividad, convenio, estructura y forma real de utilizar la plataforma.